Ya sea para un cliente o un proyecto personal, la organización de un evento o una activación de marketing no tiene por qué convertirse en un desafío abrumador. La clave radica en desglosar cada etapa con precisión estratégica y una ejecución estructurada. Los productores experimentados suelen encontrar en sus propios archivos un aliado invaluable: presupuestos previos, cronogramas o presentaciones detalladas que pueden adaptarse y optimizarse según las necesidades actuales. Para aquellos que recién comienzan en el fascinante mundo de la producción, un enfoque ordenado, paso a paso, se convierte en el mapa que guía hacia el éxito.
Como cualquier gran proyecto, un evento comienza con la definición de su propósito. Las preguntas iniciales —¿por qué hacerlo? ¿para quién está pensado?— son el ancla que permite consolidar un objetivo claro. Este propósito, a su vez, actúa como un motor que descompone la estrategia en hitos concretos y acciones específicas, facilitando el camino hacia una experiencia memorable.
En general, los eventos transitan por tres etapas fundamentales: las 3 P —Planning, Producción y Postproducción. Cada evento es un mundo en sí mismo, único y singular. Los elementos que lo componen —los invitados, la locación, la comida, los regalos, entre otros— suelen cambiar de un proyecto al otro, haciendo que cada experiencia sea irrepetible. Sin embargo, existe una estructura básica, un framework, que permite abarcar los puntos esenciales en la organización de cualquier activación o evento.
La Etapa de Planificación
“Si no sabes a dónde vas, cualquier camino te llevará allí.” Esta frase suele atribuirse a Lewis Carroll en Alicia en el País de las Maravillas, publicada por primera vez en 1865, aunque no aparece de manera literal en su obra, sino implícita en el diálogo de sus personajes. En cambio, figura textualmente en la canción Any Road de George Harrison, lanzada en 2003. Ambas versiones nos recuerdan una lección fundamental: sin un plan y un objetivo claro, cualquier destino puede parecer adecuado al principio, pero no necesariamente lo será.
La etapa de planificación es el cimiento sobre el que se construye el éxito de un evento. Los elementos fundamentales a definir en esta fase son:
Presupuesto
El presupuesto es el marco que delimita el alcance del evento. Actúa como una brújula, manteniendo el enfoque en los objetivos reales y evitando que el proyecto se desvíe hacia elementos secundarios o innecesarios. Es, además, un elemento dinámico que evoluciona a lo largo de la planificación.
En la mayoría de los casos, el presupuesto inicial atraviesa una de dos situaciones: o bien las primeras estimaciones superan los recursos disponibles, lo que obliga a realizar ajustes y priorizar elementos esenciales; o, por el contrario, comienza de manera conservadora y ajustada, permitiendo sumar detalles adicionales en etapas posteriores. Este dinamismo es natural y forma parte integral del proceso.
Lo esencial, sin embargo, es respetar los límites del presupuesto una vez que ha sido definido y aprobado, salvo excepciones puntuales que deban contar con el visto bueno del cliente, si el evento se organiza para un tercero. Este control asegura que el evento no pierda coherencia financiera ni estratégica.
El presupuesto funciona como un lienzo en blanco, sobre el cual se comienza a diseñar cada aspecto del evento. Es el punto de partida que permite visualizar y organizar los elementos necesarios para alcanzar los objetivos planteados. Para ello, resulta útil trabajar con una hoja de cálculo: puede ser un Excel vacío, listo para ser rellenado con los ítems clave, o un presupuesto de un evento anterior que pueda ajustarse según los requerimientos específicos del proyecto.
Locación
La elección de la locación es uno de los primeros pasos clave en la estrategia de planificación, ya que define los límites físicos y las posibilidades creativas del evento. Este elemento no solo establece el escenario, sino que también influye directamente en aspectos como el diseño, la logística y el presupuesto.
El proceso comienza con la elaboración de una lista de locaciones potenciales que se ajusten al resumen inicial del evento. Una vez realizada una preselección, el siguiente paso es visitar cada espacio para evaluar sus características y determinar cuál se adapta mejor a las necesidades específicas del proyecto y a los recursos disponibles.
Durante las visitas, es esencial hacer preguntas detalladas que permitan entender las capacidades y restricciones de cada lugar. Entre los aspectos más comunes a considerar se encuentran:
- Proveedores: ¿La locación trabaja con proveedores exclusivos o permite traer externos?
- Seguros: ¿Qué requerimientos de seguros necesitan las personas que trabajarán en el evento?
- Diseño del espacio: Solicitar un plano del lugar para planificar la distribución de muebles, estaciones de comida y bebida, y otros elementos clave.
- Restricciones: Conocer limitaciones de horario o de sonido que puedan afectar la planificación.
- Servicios incluidos: Confirmar qué servicios forman parte del alquiler, como limpieza, seguridad, iluminación, sonido y mobiliario básico.
- Capacidad: Verificar el aforo máximo permitido según las normativas del espacio.
En resumen, la locación define las posibilidades operativas y creativas. Elegir el lugar adecuado asegura que la experiencia sea coherente con la estrategia inicial y permite construir, sobre una base sólida, el resto de los elementos que harán único al evento.
Lo que Sigue
La planificación es solo el comienzo. En el próximo artículo exploraremos más a fondo cómo diseñar invitaciones memorables y definir estrategias para la ambientación y puesta en escena. Cada etapa es crucial para garantizar que el evento no solo cumpla con las expectativas, sino que las supere.